Оновлено 24 вересня 2026 · 12 хвилин читання
Дарина керує онлайн-школою з трьох брендів: англійська, математика, підготовка до іспитів. У кожного бренду свій домен, свій хостинг і дві скриньки: info та support. Шість скриньок, три адмінки і один чат у месенджері, де лежать паролі.
У середу два менеджери одночасно відповідають мамі, яка питала про ціну курсу. Один пише 2 400 грн, інший обіцяє знижку. Мама пише третьому бренду, що нікому більше не довіряє.
Дарині потрібна спільна поштова скринька: одне вікно для всіх шести адрес, попередження, якщо колега вже пише відповідь, і доступ без паролів від хостингу.
Якщо вам потрібна лише пошта команди, без тікетів, чатів і другого центру підтримки, Grey за $149 на рік коштує у десятки разів менше за Zendesk чи Front на команду з 5 людей. Якщо вам потрібні чати, автоматизації, звіти і тікети з номерами, обирайте Zendesk, Front або Help Scout.
Grey робить команда цього сайту, тому порівняння нейтральним бути не може. Zendesk, Front і Help Scout роблять більше, ніж Grey, і ми це показуємо. Ціни взяті з публічних сторінок та оглядів станом на вересень 2026, при оплаті за рік. Перед покупкою свірте їх з сайтами постачальників.
Спільна поштова скринька: що це і кому вона потрібна
Така скринька це одне місце, де кілька людей бачать ті самі листи, призначають собі відповіді й не наступають один одному на пальці. Навчальним проєктам вона потрібна раніше, ніж здається: заявки на набір, питання про оплату, листи батьків, домашки від учнів приходять на кілька адрес одночасно.
У звичайному веб-поштовику хостингу кожна скринька живе окремо, і доступ дається паролем. Це значить, що кожна нова людина в команді потребує чергового пароля, а звільнення змушує міняти їх всі.
Спільна поштова скринька робить з пошти командну гру, де видно, хто відповідає і коли.
П’ять способів вести пошту командою: таблиця
Рядок Grey підсвічений. Ціни станом на вересень 2026, при оплаті за рік, без податків та додатків.
| Спосіб | Ціна | Сильна сторона | Слабка сторона |
|---|---|---|---|
| Roundcube або cPanel-пошта | входить у хостинг | безкоштовно, без встановлення | кожна скринька окремо, паролі в руках усіх, без командної роботи |
| Outlook або Thunderbird | ліцензія або безкоштовно | звичний інтерфейс | важкий клієнт, немає спільних статусів і нотаток |
| Gmail і Google Groups | від $0 до платного Workspace | знайомий інтерфейс | пошта лежить у Google, скриньки з кількох доменів об’єднувати складно |
| Help Scout, Front | близько $25 за людину на місяць | повноцінна командна пошта й автоматизації | ціна росте з кожним місцем, пошта в хмарі постачальника |
| Zendesk | близько $55 за людину на місяць | центр підтримки, тікети, чат | важкий інтерфейс й вартість для малої команди |
| Grey Master Inbox | демо $15 на 3 місяці, Starter $59, Pro $149 на рік | 10-100+ скриньок в одному вікні, помічники без паролів, ціна за команду | немає CRM, тікетів з номерами й чату |
Скільки коштує спільна поштова скринька для 5 і 15 людей
Ми перемножили місячну ціну за людину на 12 місяців і кількість людей. Grey рахується за всю команду: Pro $149 на рік без обмеження помічників.
| Сервіс | 5 людей на рік | 15 людей на рік |
|---|---|---|
| Grey Pro | $149 | $149 |
| Front Starter | $1500 | $4500 |
| Help Scout Standard | $1500 | $4500 |
| Zendesk Suite Team | $3300 | $9900 |
Різниця в десятки разів пояснюється просто: Zendesk продає робоче місце в центрі підтримки, а Roundcube дає безкоштовну веб-пошту без шару командної роботи. Запитайте себе, чи ваша команда користується більше за половиною функцій центру підтримки. Якщо ні, платити за них не потрібно.
Центр підтримки потрібен команді, що розгрібає тисячі звернень. Команді з трьох брендів і шести скриньок достатньо однієї спільної скриньки.
Розбір: коли краще обрати не Grey
Roundcube, cPanel і Thunderbird
Безкоштовно і знайомо, але така пошта не знає, хто з колег вже відповідає. Для однієї скриньки і однієї людини цього достатньо. Коли людей троє, приходять дублі відповідей.
Gmail і Google Groups
Google Groups може бути спільною скринькою, якщо вся пошта команди вже в Workspace. Якщо скриньки розбиті по кількох хостингах на різних доменах, перенесення в Google займе час і змінить, де лежить пошта.
Help Scout і Front
Це повноцінні командні пошти з автоматизаціями, нотатками й звітами. За публічними цінами Help Scout Standard і Front Starter коштують близько $25 за людину на місяць при оплаті за рік, потім додаються платні штучно-інтелектуальні помічники. Це розумний вибір для команди підтримки, яка працює з потоком звернень щодня.
Zendesk
Zendesk Suite за публічними цінами починається близько $55 за людину на місяць при оплаті за рік, а помічники та модулі додаються окремо. Це центр підтримки для великих звернень. Для школи з трьома менеджерами це надмірне.
Що вміє Grey і як він влаштований
Grey Master Inbox збирає скриньки з різних хостингів в один швидкий веб-інтерфейс. Листи лишаються на вашому сервері за стандартами IMAP та SMTP, тому розробник не прив’язує вас до своєї хмари.
- Помічники без паролів хостингу: команда працює з поштою, не бачачи майстер-паролів.
- Попередження про колізію: видно, чи колега вже пише відповідь.
- Статуси, таймери SLA і приватні нотатки з згадками колег.
- Очищення квоти одним кліком, щоб переповнена скринька не зупиняла заявки з сайту.
- Сповіщення в Telegram та Make через вебхуки.
- Чотири потоки: вхідні, реклама, спам і кошик.
Де Grey слабший: чесний список
Де Grey сильний
- Ціна за всю команду: від $59 до $149 на рік
- Листи лишаються на вашому сервері, стандартні IMAP і SMTP
- Доступ помічників без паролів хостингу
- Демо за $15 на 3 місяці без автоматичного поновлення
- Легкий веб-інтерфейс без трекінгових пікселів
Де Grey слабший
- Немає вбудованої CRM і тікетів з номерами
- Немає чату на сайті і центру знань
- Самостійний хостинг на вашому VPS вимагає технічного партнера або демо з активацією від команди Grey
- Орієнтований на команди, однієї скриньки однієї людини вистачить й Roundcube
Хостинг на власному сервері дає контроль над даними, але відповідальність за ними теж ваша. Порахуйте себе чесно: чи є у команді людина, що підтримає VPS.
Чотири сценарії для навчання й онлайн-бізнесу
Студія веде 28 сайтів шкіл і курсів. На одній з скриньок квота заповнена на 94%, залишилось 60 МБ. Якщо вона переповниться, заявки на набір перестануть приходити. В Grey ця ситуація видна одразу, а очищення займає один клік.
Група з трьох кураторів відповідає батькам учнів. Їм потрібен доступ до листів, але не до налаштувань хостингу. Помічник без майстер-пароля працює в тій же скриньці, а при звільненні доступ закривається одним рухом.
Школа обіцяє батькам відповідь у робочі години протягом 15 хвилин. Таймер SLA показує, які листи наближаються до межі, і керівник бачить, хто на зміні не встигає.
ГО проводить безкоштовні тренінги й має адреси info, grants та volunteers. Для трьох скриньок Starter за $59 на рік вистачає з запасом: в ньому до 15 скриньок і один помічник.
Що обрати за розміром команди й потоком листів
| Ситуація | Підходять |
|---|---|
| 1 людина, 1-2 скриньки | Roundcube або Gmail |
| 2-5 людей, багато скриньок на різних хостингах | Grey Starter або Pro |
| 5-15 людей, є чат і автоматизації | Help Scout або Front |
| 15+ людей, тисячі звернень на місяць | Zendesk або Front |
Межі приблизні, і вони залежать від того, чи потрібні вам тікети та чат. Команда з 5 людей без чату цілком може жити на Grey. Команда з 3 людей, яка обслуговує чат на сайті, потребує Help Scout.
Безпека: паролі, дані та відпустка співробітника
У школах й курсах у пошті лежать імена дітей, телефони батьків, скани договорів. Три правила зменшують ризик.
- Не давайте майстер-пароль від хостингу нікому, крім адміністратора.
- Для кожного помічника створюйте окремий доступ, щоб його можна було закрити без зміни паролів.
- Зберігайте листи на сервері, де ви контролюєте доступ, і робіть резервні копії.
Чек-ліст: перший день із спільною поштою
- Складіть список усіх адрес і хостингів: хто чий пароль тримає зараз.
- Підключіть скриньки, головні вже на першу годину.
- Додайте помічників без передачі майстер-паролів.
- Задайте ціль часу відповіді, наприклад 15 хвилин у робочі години.
- Налаштуйте сповіщення в Telegram про нові заявки на набір.
Перший тиждень видасть реальну картину: скільки листів приходить, хто відповідає найшвидше і де зависають заявки.
Що ще потрібно школі або студії, окрім пошти
- Записувати уроки: запис екрана онлайн безкоштовно.
- Вести задачі: аналог Trello для малої команди.
- Мати сайт зі заявками, які потрапляють у цю пошту: сайт за підпискою Cab1.
- Підготувати розрахунки для гранту: бізнес-план онлайн-школи.
- Знайти партнерів: пошук партнерів для ГО.
Часті питання про пошту для команди
Що таке спільна поштова скринька?
Скільки коштує Grey?
Де зберігаються листи в Grey?
Чи бачать помічники паролі хостингу?
Чи може Grey замінити Zendesk?
Що буде, якщо відповісти одночасно двом людям?
Чи підходить Grey для школи?
Демо на 3 місяці за $15
До 50 скриньок і 3 помічників, без автоматичного списання. Активація від технічної команди Grey.
Updated 24 September 2026 · 12 minute read
Daryna runs an online school with three brands: English, maths and exam preparation. Each brand has its own domain, its own hosting and two mailboxes: info and support. Six mailboxes, three admins and one messenger chat where the passwords are kept.
On Wednesday two managers answer the same mother who asked about the price of a course. One writes UAH 2,400, the other promises a discount. The mother writes to the third brand that she no longer trusts anyone.
Daryna needs a shared inbox: one window for all six addresses, a warning when a colleague is already writing a reply, and access without hosting passwords.
If you only need team mail, without tickets, chats and a support centre, Grey at $149 a year costs dozens of times less than Zendesk or Front for a team of 5. If you need chats, automations, reports and numbered tickets, choose Zendesk, Front or Help Scout.
Grey is built by the team behind this site, so this comparison cannot be neutral. Zendesk, Front and Help Scout do more than Grey, and we say so. Prices come from public pages and reviews as of September 2026, on yearly billing. Check them on the providers’ sites before buying.
A shared inbox: what it is and who needs it
Such an inbox is one place where several people see the same emails, assign replies to themselves and do not step on each other’s toes. Learning projects need it earlier than it seems: enrolment requests, payment questions, parents’ emails and students’ homework arrive at several addresses at once.
In an ordinary hosting webmail every mailbox lives separately and access is given by a password. That means every new person on the team needs yet another password, and a dismissal forces you to change them all.
A shared inbox turns mail into a team game where you can see who is answering and when.
Five ways to run mail as a team: table
The Grey row is highlighted. Prices are as of September 2026, for yearly billing, without taxes and add-ons.
| Way | Price | Strong side | Weak side |
|---|---|---|---|
| Roundcube or cPanel mail | included in hosting | free, nothing to install | every mailbox separately, passwords in everyone’s hands, no team work |
| Outlook or Thunderbird | licence or free | a familiar interface | a heavy client, no shared statuses or notes |
| Gmail and Google Groups | from $0 to a paid Workspace | a familiar interface | mail sits at Google, uniting mailboxes on several domains is hard |
| Help Scout, Front | about $25 per person per month | full team mail and automations | the price grows with every seat, mail in the provider’s cloud |
| Zendesk | about $55 per person per month | a support centre, tickets, chat | a heavy interface and cost for a small team |
| Grey Master Inbox | $15 demo for 3 months, Starter $59, Pro $149 a year | 10-100+ mailboxes in one window, assistants without passwords, a per-team price | no CRM, numbered tickets or chat |
What a shared inbox costs for 5 and 15 people
We multiplied the monthly price per person by 12 months and by the number of people. Grey is priced for the whole team: Pro is $149 a year with no limit on assistants.
| Service | 5 people a year | 15 people a year |
|---|---|---|
| Grey Pro | $149 | $149 |
| Front Starter | $1500 | $4500 |
| Help Scout Standard | $1500 | $4500 |
| Zendesk Suite Team | $3300 | $9900 |
The tenfold difference has a simple explanation: one vendor sells a workstation in a support centre, another sells free webmail without a layer of teamwork. Ask yourself whether your team uses more than half the features of a support centre. If not, you do not need to pay for them.
A support centre is needed by a team that handles thousands of enquiries. A team with three brands and six mailboxes has enough with one shared inbox.
Options reviewed: when to pick something other than Grey
Roundcube, cPanel and Thunderbird
Free and familiar, but such mail does not know which colleague is already replying. For one mailbox and one person this is enough. With three people, duplicate replies start to arrive.
Gmail and Google Groups
Google Groups can work as a shared inbox if all the team’s mail is already in Workspace. If your mailboxes are spread over several hosts on different domains, moving to Google takes time and changes where the mail sits.
Help Scout and Front
These are full team mail systems with automations, notes and reports. At public prices Help Scout Standard and Front Starter cost about $25 per person per month on yearly billing, and paid AI assistants come on top. It is a sensible choice for a support team that handles a stream of enquiries every day.
Zendesk
Zendesk Suite starts at about $55 per person per month on yearly billing, with assistants and modules added separately. It is a support centre for large volumes. For a school with three managers it is excessive.
What Grey does and how it is built
Grey Master Inbox gathers mailboxes from different hosts into one fast web interface. Mail stays on your server under IMAP and SMTP standards, so the developer does not tie you to its own cloud.
- Assistants without hosting passwords: the team works with mail without seeing master passwords.
- A collision warning: you can see whether a colleague is already writing a reply.
- Statuses, SLA timers and private notes with mentions of colleagues.
- Quota cleanup in one click, so an overflowing mailbox does not stop enquiries from the site.
- Notifications to Telegram and Make through webhooks.
- Four streams: inbox, promotions, spam and trash.
Where Grey is weaker: an honest list
Where Grey is strong
- A price for the whole team: from $59 to $149 a year
- Mail stays on your server, standard IMAP and SMTP
- Assistant access without hosting passwords
- A $15 demo for 3 months with no automatic renewal
- A light web interface with no tracking pixels
Where Grey is weaker
- No built-in CRM or numbered tickets
- No site chat or knowledge base
- Self-hosting on your VPS needs a technical partner, or a demo activated by the Grey team
- Aimed at teams: one address for one person is enough with Roundcube
Hosting on your own server gives control over the data, but the responsibility for it is yours too. Be honest with yourself: does the team have someone who will support the VPS.
What to choose by team size and mail flow
| Situation | Suitable options |
|---|---|
| 1 person, 1-2 mailboxes | Roundcube or Gmail |
| 2-5 people, many mailboxes on different hosts | Grey Starter or Pro |
| 5-15 people, with chat and automations | Help Scout or Front |
| 15+ people, thousands of enquiries a month | Zendesk or Front |
The boundaries are approximate and depend on whether you need tickets and chat. A team of 5 with no chat can live on Grey. A team of 3 that serves a site chat needs Help Scout.
Security: passwords, data and an employee’s leaving
Schools and courses keep children’s names, parents’ phone numbers and scans of contracts in their mail. Three rules reduce the risk.
- Give the hosting master password to nobody but the administrator.
- Create separate access for every assistant, so that it can be closed without changing passwords.
- Keep mail on a server where you control access, and make backups.
Four scenarios for education and online business
A studio maintains 28 websites of schools and courses. On one of the mailboxes the quota is 94% full with 60 MB left. If it overflows, enrolment requests will stop arriving. In Grey the situation is visible at once, and cleanup takes one click.
A group of three curators answers pupils’ parents. They need access to emails, but not to hosting settings. An assistant without a master password works in the same mailbox, and when they leave, access is closed in one move.
A school promises parents a reply within 15 minutes during working hours. The SLA timer shows which emails are approaching the limit, and the head can see who is not keeping up on a shift.
An NGO runs free trainings and has the addresses info, grants and volunteers. For three mailboxes Starter at $59 a year is enough with room to spare: it holds up to 15 mailboxes and one assistant.
A checklist: the first day with a shared inbox
- List all addresses and hosts: who holds which password now.
- Connect the mailboxes, the main ones in the first hour.
- Add assistants without handing over master passwords.
- Set a reply time target, for example 15 minutes in working hours.
- Set up Telegram notifications about new enrolment requests.
The first week will give a real picture: how many emails arrive, who answers fastest and where enquiries get stuck.
What else a school or studio needs besides mail
- Record lessons: free online screen recording.
- Run tasks: a Trello alternative for a small team.
- Have a site whose enquiries land in this mail: a website by subscription, Cab1.
- Prepare calculations for a grant: a business plan for an online school.
- Find partners: finding partners for NGOs.
Frequently asked questions about team mail
What is a shared inbox?
How much does Grey cost?
Where are emails stored in Grey?
Do assistants see hosting passwords?
Can Grey replace Zendesk?
What if two people reply at the same time?
Is Grey suitable for a school?
A 3-month demo for $15
Up to 50 mailboxes and 3 assistants with no automatic renewal. Activation by the Grey technical team.